Kasy fiskalne oraz systemy sprzedażowe stosowane w gastronomii nie muszą służyć jedynie do rejestracji sprzedaży – mogą stać się również przydatnym narzędziem do zarządzania finansami. Dzięki wielu dodatkowym funkcjom umieszczanym przez producentów w oprogramowaniu możliwe jest bieżące kontrolowanie finansów firmy oraz ich szczegółowa analiza, co pozwoli na zwiększenie zysków działalności. W tym artykule prezentujemy najciekawsze funkcje kas fiskalnych i systemów POS!
Jakie urządzenia fiskalne można wykorzystać w gastronomii?
Do rejestracji sprzedaży w każdym lokalu gastronomicznym można wykorzystać jedno z dwóch urządzeń – samodzielną kasę fiskalną lub drukarkę fiskalną połączoną z systemem POS. Sama tradycyjna kasa niestety nie oferuje zbyt wiele możliwości, gdyż nie da się jej łatwo połączyć z systemem finansowo-księgowym. Kasa fiskalna, zupełnie inaczej niż drukarka fiskalna, może komunikować się z programem tylko jednokierunkowo. Oznacza to, że jedynie wygeneruje rekordy o sprzedaży – nie ma przy tym możliwości bieżącego współdziałania z oprogramowaniem.
Mnóstwo opcji daje natomiast system POS (point of sale). To oprogramowanie sprzedażowe, które zapewnia sprawne zarządzanie zamówieniami, jak również niemal całym biznesem. Dzięki zastosowaniu tego systemu możliwa jest obsługa wielu klientów jednocześnie, a także szybkie przekazywanie zamówień z sali do kuchni. W zależności od branży, w jakiej ma być stosowany system POS, będzie on wyposażony w dodatkowe, dopasowane do charakteru działalności funkcje. Najczęściej znajduje zastosowanie właśnie w branży gastronomicznej, dlatego to dla niej dostępnych jest najwięcej dodatkowych opcji. System POS integruje się z drukarką fiskalną, a nie z kasa fiskalną.
Jak system POS może usprawnić zarządzanie finansami?
Decydując się na zainstalowanie w lokalu gastronomicznym systemu POS, można nie tylko ułatwić codzienną pracę personelowi, lecz również zadbać o jeszcze większe zyski działalności. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zalety stosowania systemu POS jako narzędzia do zarządzania finansami.
Szczegółowe analizy
Drukarka fiskalna rejestruje i zapisuje wszystkie realizowane w lokalu transakcje. Na tej podstawie system POS może przeprowadzić różnorodne zaawansowane analizy – w kilka sekund można dowiedzieć się nie tylko jaki zysk przyniosła działalność konkretnego dnia, lecz również zapoznać się z listą 10 najczęściej zamawianych dań czy przekonać się, który stolik przynosi największe zyski. Wszystkie analizy przedstawiane są na przejrzystych wykresach i tabelach, a ich wygenerowanie wymaga zaledwie kilku kliknięć.
W ten sposób można szybko zweryfikować, jak funkcjonuje lokal – czy nie generuje niepotrzebnych strat w produktach, jak można zmienić sposób jego prowadzenia, aby przynosił większe zyski, jakie procesy mogą zostać usprawnione. Być może będzie konieczne wprowadzenie zmian w menu, dostawach, sposobie magazynowania, godzinach otwarcia albo wprowadzenie innego rozmieszczenia stolików w restauracji. Z systemem POS można przygotować raporty dotyczące sprzedaży, wydatków i innych aspektów działalności gastronomicznej.
Połączenie z bazą magazynową
System POS może zostać połączony z bazą produktów w magazynie. Dzięki temu można szybko zorientować się, którego ze składników niedługo zabraknie albo sprawdzić, czy nie zbliża się data ważności któregoś z produktów. W ten sposób możliwe jest bieżące uzupełnianie stanów magazynowych i organizowanie dostaw, aby w żadnym momencie nie zabrakło składnika potrzebnego do sporządzenia wybranego przez klienta dania. To również dobry sposób na oszczędności – wiedząc, że w magazynie znajduje się wystarczająca ilość danego towaru, nie trzeba niepotrzebnie się w niego zaopatrywać, co mogłoby skończyć się zmarnowaniem żywności i funduszy. W systemie widać też jak na dłoni, które produkty są rentowne, a z których należy zrezygnować, gdyż są rzadko używane i zalegają na magazynie.
Zarządzanie personelem
W systemie POS można kontrolować czas pracy pracowników. Dzięki przejrzystemu harmonogramowi możliwe jest takie ustalenie grafiku, aby w żadnym momencie nie zabrakło pracownika do obsługi, a także aby w tym samym czasie w lokalu nie było zbyt dużo personelu. Pozwoli to na sprawne funkcjonowanie restauracji, a także zoptymalizuje wydatki związane z wypłatami. Dodatkowo system POS daje możliwość szybkiego rozliczania pracowników – można w nim wygenerować raporty wypłat, a także łatwo przydzielać stawki godzinowe do konkretnego stanowiska.
Jak wygląda wykorzystanie systemu POS w gastronomii?
Do obsługi systemu POS niezbędne jest wyposażenie lokalu w dotykowe ekrany – to właśnie na nich obsługa może zarządzać zamówieniami, wprowadzać je do systemu i przekazywać do kuchni. Czytelny interfejs programu POS sprawia, że jest on bardzo prosty w obsłudze, a dodatkowo można wyposażyć menu w ilustracje, co jeszcze przyspieszy proces składania zamówień. Wszystko zależy od oprogramowania, które wybierzemy i funkcji, które ono oferuje.
Współcześnie często wybieranym rozwiązaniem dla niewielkich lokali są urządzenia typu SAIO (System All In One). To połączenie oprogramowania, ekranu dotykowego i drukarki fiskalnej, zintegrowane w dość kompaktowej obudowie. Urządzenia SAIO są produkowane w tym momencie przez dwóch producentów: Elzab i Posnet.
W każdym lokalu korzystającym z systemu POS musi znaleźć się co najmniej jedna drukarka fiskalna – to ona odpowiadać będzie za drukowanie paragonów fiskalnych. Nie jest potrzebna w takim wypadku kasa fiskalna do gastronomii. Należy jednak upewnić się, że wybrane urządzenie jest modelem online mającym dostęp do internetu – od początku 2021 r. lokale gastronomiczne są bowiem zobowiązane do korzystania z kas online przekazujących kopie paragonów do Centralnego Repozytorium Kas. Na rynku obecne są w tym momencie tylko urządzenia typu online, ale zawsze warto upewnić się dwa razy, czy na pewno kupujemy drukarkę online – szczególnie jeśli zamierzamy ją pozyskać na rynku wtórnym.
