Trudno wyobrazić sobie firmę, w której w toku działalności nie powstają żadne dokumenty. Bez względu na to, czy jest to duża firma produkcyjna, czy zakład pracy państwowy, pojawiają się rozmaite dokumenty. W związku z tym pojawia się też obieg dokumentów. Jakie są jego rodzaje? Na co zwracać uwagę, aby obieg dokumentów nie stwarzał problemów?
Na czym polega tradycyjny obieg dokumentów?
Tradycyjny obieg dokumentów nie wykorzystuje komputerów. Oznacza to, że cała istotna dokumentacja ma formę papierową. W związku z tym szczególnie ważne jest wypracowanie odpowiednich procedur. W przeciwnym razie w dokumentach szybko może zapanować chaos, a odnalezienie tego, co aktualnie jest potrzebne będzie naprawdę bardzo trudne. Tradycyjny obieg dokumentów powinien uwzględniać przede wszystkim zasady opisu i numeracji dokumentów. W każdym dziale powinny one być takie same. I tak w niektórych firmach przyjmuje się porządek alfabetyczny, w innych chronologiczny, a więc według dat powstania, a w jeszcze innych bazuje się na innym kluczu. Zasady te dotyczą zarówno dokumentów wewnętrznych, jak i tych, które wpływają do firmy, a więc mają charakter zewnętrzny.
Co jest potrzebne w formie stosującej tradycyjny obieg dokumentów?
Tradycyjny obieg dokumentów w firmie wymusza odpowiednie wyposażenie. Koniecznie trzeba zakupić przede wszystkim szafy, w których będą mogły być przechowywane powstające dokumenty. do niego niezbędne są różne teczki i segregatory.
Czy elektroniczny obieg dokumentów to dobry wybór?
Komputery na dobre weszły do naszego życia. Wykorzystywane są również w firmach. Warto sięgnąć po nie, aby usprawnić obieg dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów nie wymaga zakupu teczek, segregatorów i szaf kartotekowych. Dokumenty mają bowiem postać plików i folderów gromadzonych bądź to na dyskach twardych bądź w tak zwanej chmurze.
O czym pamiętać, decydując się na elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim konieczność przeszkolenia pracowników. Muszą oni pamiętać, aby odpowiedni pliki zapisywać we właściwych lokalizacjach. Ważne jest także to, aby były one prawidłowo nazywane. Dobrą praktyką jest stosowanie w firmie skrótów bądź symboli, dzięki którym znalezienie potrzebnych dokumentów będzie zdecydowanie prostsze. Wskazane jest także, aby przy nazwie dokumentu znajdowała się data.
Jakie korzyści daje elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to szereg korzyści. Przede wszystkim przy takiej formie obiegu praca w firmie zostaje mocno usprawniona. Przepływ informacji jest zoptymalizowany, a ewentualne koszty operacyjne, jakie trzeba ponieść są zdecydowanie mniejsze. Elektroniczny obieg dokumentów to również znacznie zmniejszone ryzyko zagubienia dokumentów, co dla wielu właścicieli firm i szefów działów jest największą korzyścią.
Obieg dokumentów zachodzi w każdej firmie. Ważne jest, aby odbywał się w uporządkowany sposób. Obecnie najlepszym rozwiązaniem jest obieg elektroniczny.
