Każda firma musi nie tylko rozliczać się z fiskusem z tytułu podatku VAT oraz PIT lub CIT, ale także prowadzić w odpowiedni sposób księgi rachunkowe, a w przypadku zatrudniania pracowników także pełną dokumentację pracowniczą oraz przesyłać wymagane deklaracje do ZUS. Konieczne zadania mogą być realizowane we własnym zakresie lub zlecane podmiotom zewnętrznym. Outsourcing obsługi kadrowej i płacowej okazuje się zwykle bardzo korzystny.
Co wiąże się z prowadzeniem obsługi kadrowo-płacowej firmy?
Prowadzenie biznesu jest złożone i wymaga od przedsiębiorców wykonywania licznych zadań pozwalających na sprawne funkcjonowanie ich firmy. W wielu przypadkach wiąże się to z koniecznością sprawowania bezpośredniej kontroli nad działaniami produkcyjnymi lub świadczeniem usług, pozyskiwaniem i obsługą klientów, logistyką i zaopatrywaniem w niezbędne towary i surowce, marketingiem i promocją czy wreszcie zarządzaniem personelem. Nie można jednak zapominać, że wśród obowiązków znajduje się także rzetelne i terminowe naliczanie i uiszczanie podatków, a także związane z tym przygotowywanie odpowiedniej dokumentacji w postaci deklaracji podatkowych oraz wypełnianie obowiązków łączących się z księgowością. Poza prowadzeniem ksiąg rachunkowych lub księgowości w formie uproszczonej, każde przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników, niezależnie od swej wielkości i skali działania jest zobligowane również do ich pełnej obsługi kadrowo-płacowej – podkreśla przedstawiciel Biura Rachunkowego Galant, specjalizującego się w kompleksowej obsłudze firm.
Rozliczenia i formalności związane z obsługą kadrowo-płacową to wiele obowiązków związanych z kilkoma głównymi obszarami – prowadzeniem akt pracowniczych, przygotowaniem wypłaty wynagrodzeń oraz zajmowaniem się kwestiami łączącymi się z ubezpieczeniami społecznymi. Największymi wyzwaniami, z którymi muszą się zmierzyć przedsiębiorstwa w tym aspekcie działania, jest znaczna liczba potrzebnych dokumentów i zawiłe zasady ich sporządzania, co w przypadku spraw związanych z rozliczeniami z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych łączy się dodatkowo, z tym że wszystkie formularze czy przysyłane pisma są dodatkowo przygotowywane w hermetycznym i niezrozumiałym języku. Jeśli chodzi o trudności z rozliczaniem ubezpieczeń społecznych, to wielu kłopotów przysparzają często zmieniające się przepisy, co przypomina sytuację z systemem podatkowym, który również jest wciąż modyfikowany.
Spora liczba problemów wynika też z obowiązków łączących się z rozliczaniem wypłat, co również jest w dużej mierze pochodną skomplikowanego systemu podatkowego i nieustannej zmiany przepisów. Z wieloma kłopotami borykają się także ci przedsiębiorcy, którzy decydują się na samodzielne załatwianie spraw kadrowych. Tu również podstawową przeszkodą jest liczba i złożoność regulacji, a także długa lista formalności, których trzeba dopełniać, zbierając odpowiednią dokumentację od zaświadczeń lekarskich przez szkolenia BHP aż po kwestie związane z pilnowaniem czy pracownicy posiadają aktualne dokumenty pozwalające im na wykonywanie zadań zaliczających się w skład ich obowiązków pracowniczych.
Sprawna obsługa spraw kadrowo-płacowych wymaga poznania mechanizmów działania wielu instytucji od ZUS-u po Państwową Inspekcję Pracy, a także zaznajomienia się z przepisami z zakresu ubezpieczeń społecznych, BHP oraz podatków i częściowo także księgowości. Niezbędne będzie śledzenie zmian w przepisach czy bieżących praktyk ZUS-u lub PIP-u w konkretnych sprawach. W większości przypadków zajmowanie się tymi zadaniami samodzielnie będzie więc bardzo trudne, natomiast zatrudnienie pracowników, którzy będą się zajmować takimi sprawami może okazać się zbyt kosztowne, zwłaszcza w sytuacji, gdy poziom zatrudnienia nie jest wysoki. Przedsiębiorca znacznie więcej zyska, uwalniając się do wszystkich tego rodzaju obowiązków i wydatków, zlecając je profesjonalnemu biuru księgowemu.
Co musi być wykonywane w ramach obsługi kadrowo-płacowej?
Przekazanie zadań związanych z dopełnianiem wszystkich formalności i obowiązków wynikających z faktu zatrudniania pracowników doświadczonym księgowym oraz specjalistom obeznanym z prawem pracy, a także prawem ubezpieczeń społecznych to jedna z decyzji, która szybko przynosi wymierne korzyści, odciążając przedsiębiorcę od skomplikowanych i czasochłonnych zadań. Lista zagadnień, które wchodzą w zakres obsługi kadrowej i płacowej, jest bardzo długa. Jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych, to obejmuje przede wszystkim czynności łączące się z gromadzeniem dokumentów związanych z zatrudnieniem konkretnej osoby. W grę wchodzi pilnowanie terminów, w jakich muszą być dostarczane dokumenty o przeprowadzaniu badań lekarskich, odbyciu szkoleń BHP, odnawianiu certyfikatów i uprawnień zawodowych, a także rozliczaniem wykorzystania urlopów wypoczynkowych czy sprawami powiązanymi ze zwolnieniami lekarskimi. Obsługa kadrowa to ponadto dbanie o formalności związane ze sposobem zatrudnienia pracowników, a więc przygotowywanie umów o pracę, umów zlecenia albo umów o dzieło. Ważne będzie przestrzeganie odpowiednich terminów i zawieranie kolejnych umów, wprowadzanie do nich zmian warunków czy przygotowywanie wypowiedzeń oraz świadectw pracy.
Rozliczanie ZUS-u to comiesięczne naliczanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, rentowe i chorobowe, a także Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy, Fundusz Emerytur Pomostowych, jak i składek na ubezpieczenie zdrowotne. Niezbędne jest comiesięczne przygotowywanie deklaracji przesyłanych do ZUS-u, a ponadto zgłaszanie lub wyrejestrowywanie z ubezpieczeń członków rodzin pracowników. Odpowiednia dokumentacja będzie też potrzebna w przypadku wypłacania niektórych zasiłków.
Jeśli chodzi o przygotowanie list płac i ich obsługę, to wiele zależy od systemu zatrudniania i wynagradzania pracowników. Rozliczenia będą bardziej złożone, jeśli w firmie wprowadzono system prowizyjny czy wiele dodatkowych składników wypłaty uzależnionych od osiąganych wyników. Z płacami łączy się także wyliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy oraz przygotowanie i przesłanie rozliczenia rocznego. W przypadku, gdy rozliczane są umowy o dzieło albo umowy zlecenia potrzebne będzie przygotowywanie odpowiednich rachunków. Obsługa kadrowa to także wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu czy wysokości otrzymywanego wynagrodzenia.
